Vacature: Management Assistent / Office Manager
Pactus is erop gericht om de financiële belangen te behartigen van personen die tijdelijk of blijvend niet in staat zijn dit zelf te doen. Verder vertegenwoordigen we in de rol van mentor of curator ook de persoonlijke belangen van cliënten. Oorzaken hiervan kunnen lichamelijke en/of psychosociale redenen zijn, maar ook schulden of verkwisting. Pactus ziet zichzelf als een ‘financieel zorgverlener’ en staat ook op deze wijze in het werk en in het contact met de cliënt. Daarnaast is ontwikkeling van de Financiële Zelfredzaamheid een belangrijk speerpunt binnen Pactus.
Momenteel heeft Pactus een vacature voor een Managementassistent / Office Manager (20 – 25 uur per week met mogelijk uitbreiding van uren in de toekomst)
De Management Assistent / Office Manager werkt samen met het management, bestaande uit een vestigingsmanager en een directeur, en draagt zo zorg voor verdere ontwikkeling en groei van het team. Naast het ondersteunen van het management ben je hun buffer en vang je, waar mogelijk, veel voor hen af. Je reageert adequaat op en neemt (waar mogelijk in overleg met het management) beslissingen bij onvoorziene en ongeplande situaties en omstandigheden waarbij je zelf als vanzelfsprekend buiten de emotie weet te blijven. Je vergroot hierdoor niet alleen het maatschappelijk betrokken karakter, de cliënttevredenheid en het imago van de organisatie naar buiten, maar ook de kwaliteit van de dienstverlening en de medewerkerstevredenheid intern. Je denkt mee en initieert efficiency verbetering en verdere professionalisering op zowel medewerkers- als procesniveau.
Je bent goed op de hoogte (of bereid je dit eigen te maken) van de werkprocessen en de onderwerpen die binnen de branche en de organisatie spelen. Je legt makkelijk en snel verbanden, kunt prioriteiten stellen, schat belangen goed in en weegt de consequenties af. Verder zoeken we in jou een sparringpartner die op een prettige en informele manier richting de organisatie en externe partijen optreedt. Kortom: je bent de spil van de organisatie en vraagbaak.
Verder bestaat jouw werk uit:
- Agendabeheer, plannen en organiseren van afspraken
- Aanwezig zijn bij (management)vergaderingen, notuleren, acties uitzetten en controle houden op de uitvoer ervan
- Bijhouden van actielijsten en het bewaken van deadlines
- Andere voorkomende/ondersteunende werkzaamheden zoals facilitaire zaken, personele aangelegenheden, etc.
- Stroomlijnen van contacten en problemen met software- en/of hardware leveranciers
- Opmerken van knelpunten binnen de organisatie en deze bespreekbaar maken
- Allerhande werkzaamheden die het werk van het management binnen Pactus makkelijker maken
Je hebt bij voorkeur ervaring als managementassistent of je bent bekend met de branche en/of het werk dat binnen een organisatie als Pactus voorkomt. Je bent flexibel, leergierig en pakt (nieuwe) zaken snel op. Je voelt je verantwoordelijk en je kunt snel schakelen tussen verschillende onderwerpen in een dynamische omgeving. We vragen van jou:
- een afgeronde mbo- of hbo-opleiding met diploma (bij voorkeur richting management assistent)
- dat je zowel goed kunt functioneren in teamverband als ook zelfstandig
- dat je goed bent in plannen en organiseren, prioriteren en beslissen
- kennis van relevante wet- en regelgeving, of je bent bereid je dit eigen te maken
- ervaring met administratieve processen en automatisering
- zeer goed ontwikkelde communicatieve vaardigheden, zowel binnen de organisatie als ook naar buiten toe
- een kordate, accurate, stressbestendige en oplossingsgerichte werkhouding
- kennis van de standaard Microsoft Office pakketten, zoals Excel en Word
- enthousiasme, leergierigheid en resultaatgericht werken
- een soms wat eigenwijze, maar vooral vragen stellende houding
- efficiëntie en de mogelijkheid tot snel kunnen schakelen
Ten slotte heb je een collegiale houding met gevoel voor humor. Je bent open, eerlijk, kritisch en durft (opbouwend) tegengas te geven. Om bij ons te werken heb je een Verklaring Omtrent Gedrag nodig.
Je komt in een collegiaal en hardwerkend team terecht dat kwaliteit zeer hoog in het vaandel heeft staan en de uitdaging aan gaat om de gewenste eindresultaten te behalen in een groeiende organisatie.
Salarisindicatie: €2.433,60 – €3.376,78 per maand (o.b.v. 36-urige werkweek)
Parttime uren: 20-25 per week
Reageren kan via werken@pactus.nl t.a.v. D. Knoef en K. Veldhuis
